Brak wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie zwykle oznacza brak składek ZUS z tego tytułu, ale nie zawsze kończy sprawę. Pytanie o członka zarządu bez wynagrodzenia a ZUS wymaga sprawdzenia, czy istnieje umowa o pracę, zlecenie, działalność gospodarcza albo inny tytuł do ubezpieczeń. Wyjaśniam, co dzieje się ze składkami, ubezpieczeniem zdrowotnym, emeryturą i prawem do świadczeń.
Bez wynagrodzenia nie ma składek z samego powołania
- Samo powołanie bez wynagrodzenia nie tworzy obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnej.
- Umowa o pracę lub zlecenie może jednak uruchomić pełne ubezpieczenia, nawet gdy funkcja w zarządzie pozostaje nieodpłatna.
- Brak składek emerytalnych oznacza, że pełnienie funkcji nie zwiększa kapitału emerytalnego.
- Prawo do leczenia trzeba mieć z innego tytułu, na przykład z pracy, działalności, zgłoszenia jako członek rodziny albo dobrowolnego ubezpieczenia.
- Dokumenty spółki powinny jasno wskazywać, że funkcja jest pełniona bez wynagrodzenia i bez dodatkowej umowy.
Samo powołanie do zarządu nie oznacza składek
Jeżeli członek zarządu został powołany uchwałą i nie otrzymuje za tę funkcję żadnego wynagrodzenia, sama funkcja nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. Nie nalicza się więc składek emerytalnej, rentowych, chorobowej ani wypadkowej. Nie powstaje też składka zdrowotna z nieodpłatnego powołania, ponieważ nie ma wynagrodzenia stanowiącego podstawę jej obliczenia.
To ważne rozróżnienie. Powołanie do organu spółki nie jest tym samym co umowa o pracę. Członek zarządu może wykonywać obowiązki wynikające z Kodeksu spółek handlowych bez zawierania osobnej umowy i bez pobierania pensji. ZUS potwierdza, że osoby powołane do pełnienia funkcji podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu dopiero wtedy, gdy z tego tytułu pobierają wynagrodzenie. [Stanowisko ZUS](https://www.zus.pl/o-zus/o-nas/programy-transformacji-cyfrowej-zus/zmiany-od-2022-r./zmiany-w-skladce-zdrowotnej) dotyczy przy tym ubezpieczenia zdrowotnego, a nie składek emerytalnych i rentowych.
| Sytuacja | Składki społeczne | Składka zdrowotna |
|---|---|---|
| Samo powołanie, bez wynagrodzenia | Nie | Nie |
| Powołanie z wynagrodzeniem | Nie | Zasadniczo tak |
| Umowa o pracę | Tak | Tak |
| Umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług | Zasadniczo tak | Tak |
| Jednoosobowa spółka z o.o. | Tak, z tytułu bycia jedynym wspólnikiem | Tak |
Wynagrodzenie z uchwały jest odrębnym przypadkiem. Od 2022 roku osoba powołana do pełnienia funkcji, która otrzymuje z tego tytułu pieniądze, podlega co do zasady wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, a nie pełnym ubezpieczeniom społecznym. Przy funkcji całkowicie nieodpłatnej podstawa wymiaru wynosi jednak zero.
Umowa może zmienić sytuację całkowicie
Najczęstszy błąd polega na sprawdzeniu wyłącznie uchwały o powołaniu. Tymczasem o obowiązku składkowym decyduje także to, czy członek zarządu podpisał ze spółką inną umowę i jakie czynności faktycznie wykonuje. Nieodpłatna funkcja nie chroni przed ZUS, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane z innego tytułu.
Umowa o pracę
Jeżeli członek zarządu ma umowę o pracę, spółka nalicza składki tak jak przy każdym pracowniku. Dotyczy to także sytuacji, w której umowa obejmuje wykonywanie czynności zarządczych. Składki społeczne finansują wtedy między innymi przyszłą emeryturę, a ubezpieczenie chorobowe może dawać prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.
Trzeba też prawidłowo zawrzeć taką umowę. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością spółkę przy umowie z członkiem zarządu reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Podpisanie umowy przez niewłaściwą osobę może podważyć jej skuteczność i wywołać problemy nie tylko z ZUS, lecz także z podatkami.
Umowa zlecenia lub kontrakt menedżerski
Kontrakt menedżerski często jest umową o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. W takim przypadku trzeba przeanalizować obowiązek ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego i ewentualnie chorobowego. Nazwa dokumentu nie przesądza o skutkach. Liczy się jego treść oraz rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.
Działalność gospodarcza i jednoosobowa spółka
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą opłaca składki z działalności, niezależnie od tego, że w spółce pełni funkcję bez wynagrodzenia. Inaczej wygląda sytuacja jedynego wspólnika spółki z o.o. Taki wspólnik jest traktowany dla celów ubezpieczeniowych jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność i podlega składkom z tego tytułu, nawet jeśli jako członek zarządu nie pobiera pensji.
Wieloosobowa spółka z o.o. nie powoduje takiego obowiązku po stronie każdego wspólnika tylko dlatego, że posiada udziały. W praktyce trzeba więc odpowiedzieć na trzy pytania: czy spółka ma jednego wspólnika, czy istnieje umowa oraz czy wypłacane są pieniądze. Dopiero ten zestaw informacji pozwala prawidłowo ocenić sytuację.
Co brak składek oznacza dla emerytury i świadczeń
Nieodpłatne pełnienie funkcji nie zwiększa kapitału emerytalnego. Za ten okres nie są zapisywane składki emerytalne ani rentowe, więc sama funkcja nie poprawi wysokości przyszłej emerytury. Nie tworzy też stażu ubezpieczeniowego tak jak zatrudnienie na umowie o pracę.
Jeśli dana osoba ma jednocześnie etat, działalność gospodarczą albo inny tytuł ubezpieczeniowy, składki mogą być odprowadzane właśnie z tego źródła. Wtedy brak składek od funkcji w zarządzie nie oznacza całkowitego braku zabezpieczenia. Liczy się suma aktywnych tytułów do ubezpieczeń, a nie sama obecność w zarządzie spółki.
Nie ma również prawa do zasiłku chorobowego tylko dlatego, że ktoś formalnie jest członkiem zarządu. Zasiłek wymaga ubezpieczenia chorobowego, a to nie powstaje przy bezpłatnym powołaniu. Z tego samego powodu nie można traktować nieodpłatnej funkcji jako sposobu na uzyskanie ochrony w razie długiej choroby albo przerwy w pracy.
Podobnie wygląda kwestia ubezpieczenia zdrowotnego. Członek zarządu bez innego tytułu nie uzyskuje prawa do świadczeń NFZ z samego faktu pełnienia funkcji. Może być jednak ubezpieczony na przykład jako pracownik innej firmy, przedsiębiorca, członek rodziny osoby ubezpieczonej albo osoba zarejestrowana jako bezrobotna.
Jak zapewnić ubezpieczenie zdrowotne bez wynagrodzenia
Najpierw sprawdzam, czy członek zarządu ma już inne źródło ubezpieczenia. Jeżeli pracuje na etacie w innej firmie, prowadzi działalność albo pobiera świadczenie dające prawo do ubezpieczenia, spółka nie musi tworzyć dodatkowego tytułu tylko po to, aby zapewnić mu dostęp do lekarza.
Jeśli nie ma żadnego tytułu, możliwe są inne rozwiązania:
- zgłoszenie jako członek rodziny przez ubezpieczonego małżonka lub rodzica, jeżeli spełnione są warunki ustawowe,
- ubezpieczenie z urzędu pracy po uzyskaniu statusu bezrobotnego,
- dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne zawierane za pośrednictwem NFZ,
- zawarcie umowy o pracę lub zlecenia, jeżeli zakres obowiązków rzeczywiście uzasadnia taką umowę.
Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne nie tworzy składek emerytalnych. To rozwiązanie służy przede wszystkim dostępowi do publicznej opieki zdrowotnej. Jeżeli celem jest także budowanie emerytury, trzeba rozważyć tytuł obejmujący ubezpieczenia emerytalne i rentowe, na przykład zatrudnienie albo działalność gospodarczą.
Nie radzę podpisywać fikcyjnej umowy tylko po to, aby uzyskać ubezpieczenie. ZUS może badać, czy praca była rzeczywiście wykonywana, czy istniało podporządkowanie oraz czy wynagrodzenie odpowiadało realnym obowiązkom. Dokument powinien opisywać prawdziwą relację, a nie tylko tworzyć pozór ubezpieczenia.
Jak prawidłowo udokumentować bezpłatną funkcję
W uchwale o powołaniu albo w innym dokumencie korporacyjnym dobrze jest jasno wskazać, że członek zarządu pełni funkcję bez wynagrodzenia. Warto również potwierdzić, że spółka nie zawarła z nim umowy o pracę, zlecenia ani kontraktu menedżerskiego dotyczącego tych samych obowiązków.
Przed rozliczeniem warto przejść krótką listę kontrolną:
- Sprawdź podstawę pełnienia funkcji i treść uchwały.
- Ustal, czy członek zarządu otrzymuje jakiekolwiek wynagrodzenie, premię lub stały ryczałt.
- Zweryfikuj wszystkie umowy zawarte między spółką a tą osobą.
- Sprawdź, czy nie jest ona jedynym wspólnikiem spółki z o.o.
- Ustal, z jakiego tytułu ma ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.
- Przechowuj uchwałę oraz dokumentację potwierdzającą brak wynagrodzenia.
Zwrot udokumentowanych kosztów podróży lub wydatków poniesionych w interesie spółki nie musi być wynagrodzeniem. Jeżeli jednak spółka zapewnia członkowi zarządu stałe świadczenia, prywatne korzyści albo dodatkowe kwoty, trzeba ocenić ich charakter osobno. „Brak pensji” nie zawsze oznacza brak jakiegokolwiek przysporzenia.
Przeczytaj również: Socjal w Niemczech dla Polaków - świadczenia i emerytury
Brak składek nie wyklucza skutków podatkowych
Nieodpłatna funkcja może rodzić pytania podatkowe po stronie spółki. Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem i może odnieść korzyść z rozwoju spółki, na przykład w postaci dywidendy lub wzrostu wartości udziałów, organy podatkowe często nie uznają takiej sytuacji za nieodpłatne świadczenie dla spółki. Nie jest to jednak automatyczna zasada dla każdego przypadku.
Inaczej może być, gdy funkcję bez wynagrodzenia pełni osoba całkowicie niezwiązana kapitałowo ze spółką i nie ma żadnego racjonalnego interesu w jej działalności. Wtedy trzeba przeanalizować, czy po stronie spółki nie powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. [Interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej](https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/665599) pokazują, że znaczenie ma między innymi możliwość uzyskania przez wspólnika przyszłej korzyści majątkowej.
Najbezpieczniejszy schemat dla spółki i członka zarządu
Jeżeli funkcja ma być rzeczywiście bezpłatna, dokumenty powinny mówić to wprost, a spółka nie powinna wypłacać środków ukrytych pod inną nazwą. Następnie trzeba sprawdzić, czy członek zarządu nie podlega ubezpieczeniom z tytułu jednoosobowej spółki, etatu, zlecenia albo działalności gospodarczej.
W przypadku samego, nieodpłatnego powołania spółka nie zgłasza członka zarządu do ZUS z tego tytułu. Jeśli później pojawi się wynagrodzenie z powołania, sytuacja zmieni się przede wszystkim w zakresie składki zdrowotnej. ZUS wskazuje dla takiego tytułu kod ubezpieczenia 22 50, a zgłoszenie powinno nastąpić w terminie 7 dni od powstania obowiązku.
Najważniejszy wniosek jest prosty: bezpłatne pełnienie funkcji nie generuje składek, ale też nie buduje emerytury, nie daje zasiłku chorobowego i samo w sobie nie zapewnia ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego przed przyjęciem takiej funkcji warto sprawdzić nie tylko koszt dla spółki, lecz także własne zabezpieczenie na wypadek choroby i przyszłej emerytury.
